Um ein Raumpostfach anzulegen, wird die Exchange-Management-Console geöffnet und auf der linken Seite der Bereich Empfängerkonfiguration ⇒ Postfach ausgewählt. Daraufhin erscheint im rechten Bereich des Fensters die Opotion Neues Postfach

Im Wesentlichen wird nun einem Assistenten gefolgt. Das anzulegende Postfach ist ein Raumpostfach

Ein Postfach muss einen Benutzer haben. Es muss also ein neuer Benutzer angelegt werden.

Folgende Werte hier eintragen:

• Organisationseinheit: secunet\Postfach
• Vorname: Name des Raumes
• Nachname: Standort
• Anzeigename: sec-standort.raumname (ohne Leerzeichen)

Alias ist in der Regel der Anmeldename, wenn der mehr als 20 Zeichen hat ist er sinnvoll zu kürzen. Weitere Einstellungen sind hier nicht erforderlich.

Nach Klick auf Weiter wird der Raum angelegt.

Der Raum wird danach im Outlook-Adressbuch angezeigt.

Sollte der Raum hier noch nicht angezeigt werden, kann das globale Adressbuch einmal manuell aktualisiert und/oder Outlook neu gestartet werden:

Get-GlobalAddressList | Update-GlobalAddressList

Damit das Raumpostfach auf Besprechungsanfragen reagiert, muss die Ressourcenbuchungsautomatik aktiviert werden

Die Ressourcenkapazität gibt die verfügbaren Plätze in einem Raum an.

Sollen Informationen zur Raumbelegung an die Teamassistenz übermittelt werden sind die Haken bei Betreff löschen und Kommentar löschen zu entfernen.
Der text unter zusätzlichen Text hinzufügen wird bei der Buchungsbestätigung per mail zurückgesendet.

Auf dem Reiter “Ressourcenrichtlinie” kann die Höchstdauer eines Termins und der Stellvertreter des Raumes festgelegt werden. Termine die länger als die vorgegebene Höchstdauer sind, werden automatisch abgelehnt. Der Stellvertreter hat die Möglichkeit Konflikte zu lösen oder Termine abzusagen. Mit dem Häkchen “Besprechungsanfragen an Stellvertreter weiterleiten” wird der Stellvertreter bei jeder Buchung des Raumes informiert.

Der Raum nimmt nun Termine automatisch an, oder lehnt Sie ab wenn sie nicht den Richtlinien entsprechen. Der Organisator des Termins bekommt eine entsprechende Nachricht.

Die folgende Zeile legt eine Weiterleitung innerhalb des Postfachs an die Teamassisstenz an.

new-InboxRule -mailbox sec-berlin.raum3 -name "TA informieren" -ForwardTo "sec-nl-ta-berlin" -MessageTypeMatches "Calendaring"

Um weitergehende Rechte an einem Besprechungsraum einzurichten, kann das Recht Full-Acces auf einen Raum gewährt werden. Wird dieses Recht über die Exchange-Konsole eingerichtet, so wird das jeweilige Postfach automatisch in den Outlook-Proifilen eingebunden, was vermutlich nicht gewollt ist. Um das Recht ohne automatisches Einbinden zu setzen muss es über die Powershell gesetzt werden:

Add-MailboxPermission -Identity "Besprechungsraum x" -User "nachname.vorname" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

Das Calendar-Processing lässt sich bei Anlage per Skript noch nicht sofort einstellen, da das Objekt nicht unmittelbar nach Anlage verfügbar ist. Nach Abschluss der Installation können Rechte und Einstellungen für alle Postfächer zentral über das folgende Skript gleichmäßig gesetzt werden.

besprechungsraum-einstellungen.ps1

$users="aschendorf.ute","eisenblaetter.claudi","ventz.stephanie","wohlgemuth.sabrina","pleines.Thomas","baumgart.rainer","bankstahl.maximilian"
$rooms=(get-mailbox | Where-Object {$_.ResourceType -like "Room"})
foreach ($room in $rooms){
  foreach ($user in $users)
    {
    Add-MailboxPermission -identity "$room" -user "$user" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false
    }
  $room | Set-CalendarProcessing -AddAdditionalResponse $true -AdditionalResponse "<p>Bei der Buchung eines Besprechungsraums bitte immer folgende Informationen in den Termin mit ein- oder nachtragen!<br><ul><li>Personenzahl insgesamt (f&uuml;r das Eindecken)</li><li>Anzahl, Namen und Unternehmen der externen Teilnehmer (f&uuml;r Besucherkarten etc.)</li><li>Externe Teilnehmer m&uuml;ssen sich mit einem offiziellen Dokument (Personalausweis, Reisepass) ausweisen k&ouml;nnen.</li><li>Bewirtung erforderlich (falls ja, wann und in welchem Umfang)</li><li>Beamer erforderlich</li><li>WLAN-Schl&uuml;ssel ben&ouml;tigt?</li></ul></p>&<p>Bedenkt bei der Planung bitte, dass ihr<ul><li>der Teamassisstenz ausreichend Zeit f&uuml;r das vorhergehende Aufr&auml;umen und Neueindecken lasst</li><li>eine angemessene Raumgr&ouml;&szlig;e w&auml;hlt</li><li>ausfallende Termine m&ouml;glichst fr&uuml;hzeitig absagt</li></ul></p>" -BookingWindowInDays 540 -MaximumDurationInMinutes 432000 -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AutomateProcessing "AutoAccept"
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-berlin*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-berlin" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-dresden*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-dresden" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-essen*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-essen" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-frankfurt*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-frankfurt" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-hamburg*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-hamburg" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-muenchen*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-muenchen" -identity $_.name}
  $rooms | where-object {$_.name -like "sec-siegen*"} | foreach {Set-CalendarProcessing -ResourceDelegates "sec-nl-ta-siegen" -identity $_.name}
}

Maximale Dauer der Besprechungen festlegen:

$rooms = (Get-Mailbox -RecipientTypeDetails "RoomMailbox")
foreach ($room in $rooms) {$room | Set-CalendarProcessing -MaximumDurationInMinutes 432000}

Bei der Terminplanung kann eine Liste der Räume angezeigt werden, die zur geplanten Zeit am jeweiligen Standort verfügbar sind.

Dazu müssen die Räume zuvor in Raumlisten erfasst sein. Solche Listen werden angelegt über den folgenden Powershell-Befehl:

New-DistributionGroup -Name BEZEICHNUNG -Members RAUMPOSTFACH -RoomList

Weitere Räume können dann über die Managementkonsole hinzugefügt werden.